Ofise Yemek Servisi Nasıl Başlatılır? Başlamadan Önce Netleşmesi Gerekenler

Ofise yemek servisi başlatmak, bir firmayı arayıp ilk yemeğin gelmesini beklemekle bitmez. İlk haftanın nasıl geçeceğini, firmayla görüşmeden önce kurum içinde netleşen birkaç konu belirler.

Bu yazıda o konuları sırasıyla ele alıyoruz: mevcut düzenden neyi geride bırakmak istediğinizi, yemek firmasıyla hangi beş konuyu netleştirmeniz gerektiğini, servisin hangi biçimle başlayabileceğini ve ilk haftada nelere bakacağınızı. 2005 yılından bu yana kurumsal yemek hizmeti sunan Dudo Catering olarak, bu rehberde bir ofis yemek servisinin planlanmasında dikkat edilmesi gereken temel noktaları inceliyoruz.

Ofise yemek servisi neden bir soru listesiyle başlar?

Servisin başlayacağı gün belli olduğunda iş bitmiş gibi görünür. Oysa kaç kişinin yiyeceği, yemeğin hangi kata ve kime teslim edileceği, vejetaryen bir çalışanın bildirimini kimin ileteceği önceden konuşulmamışsa, bu soruların hepsi ilk sabah idari işlerin masasına düşer. Teslim alacak kişi toplantıdaysa yemek girişte bekleyebilir; sayı eksik bildirildiyse son gelenler eksik porsiyonla karşılaşabilir; kime iletileceği belli olmayan bir şikâyet koridorda kalabilir.

Bu örneklerde aksaklığın kaynağı yemek değil, başlangıçta cevaplanmamış sorulardır. O yüzden ofise yemek servisini başlatmanın ilk adımı, firmayla görüşmeden önce kurumun kendi cevaplarını bir sayfada toplamaktır. Firma görüşmesi o sayfayla yapıldığında teklif de varsayımlara değil, kurumun gerçek düzenine dayanır.

Mevcut düzenin idari işlere bıraktığı yük

Ofiste öğle yemeği yemek kartı ya da dış siparişle yürüyorsa, yeni servise geçmeden önce bu düzenin kurumun üzerinde neyi bıraktığını yazmak işe yarar; firmayla konuşurken neyin çözülmesi gerektiği o listeden çıkar.

Yemek kartı bir ödeme aracıdır, yemek düzeni değildir. Kurulumu kolaydır; ama çalışanın ne yiyeceği, yemeği bulmak için öğle arasının ne kadarını harcayacağı ve öğünün hangi standartta olacağı kurumun planına girmez. Bir şikâyet olduğunda, kurumun anlaşma yaptığı ve menüden sorumlu bir taraf da yoktur.

Dış sipariş kurum adına veriliyorsa yük doğrudan idari işlere döner. Siparişler her gün birinden toplanıyor ve farklı yerlere veriliyorsa, kimin ne istediğini listelemek, gecikmeyi takip etmek ve eksik gelen öğün için o günkü yerle yazışmak aynı kişinin günlük işine dönüşebilir. Faturalar ayrı ayrı geliyorsa ay sonunda onları birleştirmek de aynı kişiye kalabilir. Menüyü kurum belirlemediği için porsiyon ya da lezzet günden güne değiştiğinde dayanılacak bir ölçüt de bulunmaz.

Bu iki düzenin kurumda bıraktığı boşlukları personel yemeği düzeni rehberimiz ayrıntılı anlatıyor. Başlangıç için önemli olan, bunlardan hangilerinin sizin ofisinizde yaşandığını not etmektir; ilk haftanın sonunda yeni servisi bu notlara bakarak değerlendireceksiniz.

Başlamadan önce yemek firmasıyla netleştirilecek beş konu

Aşağıdaki her konuda önce kurumun kendi cevabını hazırlayın, sonra firmaya soracağınız soruyu yazın. İki tarafın cevabı aynı sayfada durduğunda teklif de, ilk hafta da aynı bilgiye dayanır.

1. Kişi sayısı ve haftalık değişkenliği. Ofise her gün kaç kişinin geldiğini günlere göre çıkarın; hibrit çalışılıyorsa hangi günlerin kalabalık olduğunu da yazın. Firmaya sorun: sayı değiştiğinde bildirim ne zamana kadar yapılır, artış ve azalış teslimata nasıl yansır?
2. Teslim saati ve yeri. Öğle arası tek saatte mi, gruplara bölünerek mi yapılıyor? Yemek hangi kata, hangi alana bırakılacak; teslim alacak kişi ve yedeği kim? Bina girişinde güvenlik kaydı ya da yük asansörü gerekiyorsa onu da ekleyin. Firmaya sorun: teslim saati nasıl belirlenir, gecikme olursa kim, nasıl haber verir?
3. Menü çevrimi ve özel beslenme bildirimi. Vejetaryen, glütensiz ya da alerji nedeniyle ayrı öğün isteyen çalışanların bildirimini kimin toplayıp ileteceğini belirleyin. Firmaya sorun: menü ne kadar önceden paylaşılır ve aynı yemek hangi aralıkla tekrar eder? Alerjen veya özel beslenme gereksinimleri nasıl değerlendirilir, hangi talepler karşılanabilir ve çapraz bulaşma riskine karşı hangi önlemler uygulanır?
4. Fatura ve sipariş düzeni. Satın alma ve muhasebeyle birlikte faturanın kime, hangi dönemle kesileceğini ve birimlere göre ayrılıp ayrılmayacağını kararlaştırın; günlük sayıyı firmaya bildirecek kişiyi ve yedeğini belirleyin. Firmaya sorun: fatura dönemi nedir, değişen sayı faturaya nasıl yansır?
5. Geri bildirim kanalı. Çalışanların görüşünü kimin, hangi yolla toplayacağını baştan seçin: kısa bir form, bir e-posta adresi ya da İK’nın tuttuğu haftalık bir not. Firmaya sorun: görüşler kime iletilir ve menüye nasıl yansır?

Hangi servis biçimiyle başlanır?

Ofislere özel yemek hizmetinde başlangıç biçimini, bir önceki bölümde topladığınız cevaplar belirler.

Günlük yemek servisinde menü önceden planlanır, yemek her gün kararlaştırılan saatte kuruma gelir ve çalışanlar öğle yemeğini ortak bir düzende yer. Kurumlarda bu düzen tabldot adıyla da anılır.

Ofise her gün benzer sayıda kişi geliyor ve yemeğin yenebileceği bir alan varsa, başlangıç için doğal biçim budur: menü planı herkes için aynıdır, sayı ve saat bir kez kararlaştırılır.

Paketli ofis yemeğinde ise öğün kişi başına hazırlanmış kaplarla gelir. Ofise gelen kişi sayısı günden güne değişiyorsa ya da ortak bir yemek alanı yoksa, başlangıç bu biçimle kolaylaşabilir. Bireysel servis isteyen, her çalışanın öğününün aynı porsiyon ve sunumla ayrı gelmesini önemseyen kurumlar da bu biçimle başlayabilir. Bu biçimin hangi ihtiyaca cevap verdiğini paketli ofis yemeğine geçiş nedenleri yazımızda bulabilirsiniz.

İki biçimde de beş konu aynıdır; değişen, yemeğin ofise nasıl geldiğidir.

İlk haftada nelere bakılır?

İlk hafta, başlangıçta yazdığınız cevapların gerçekte işleyip işlemediğini gösterir. Her gün için kısa bir not tutmak, hafta sonundaki değerlendirmeyi tahminden çıkarır:

• Teslim saati: yemek kararlaştırılan saatte ve kararlaştırılan yere geldi mi; gecikme olduysa haber zamanında ulaştı mı?
• Sayı ve porsiyon: bildirilen sayıyla gelen öğün sayısı tuttu mu; en son gelen çalışan da aynı porsiyonu buldu mu?
• Menü: paylaşılan menüyle gelen yemek aynı mıydı; yemekler konuşulduğu sıcaklıkta mıydı?
• Lezzet: çalışanlar yemeği beğendi mi; hangi yemekler yarım bırakıldı, hangilerinin menüde tekrar edilmesi istendi?
• Özel beslenme: ayrı öğün isteyen çalışanların yemeği doğru kişiye ulaştı mı?
• Sayı değişikliği: bildirdiğiniz bir değişiklik sonraki teslimata yansıdı mı?
• Geri bildirim: çalışanların ilk görüşleri belirlediğiniz kanala ulaştı mı, firmadan cevap geldi mi?

Haftanın sonunda bu notları, eski düzen için yazdığınız listeyle yan yana koyun. Eski sorunlardan hangilerinin çözüldüğü, hangilerinin hâlâ durduğu böylece açıkça görünür.

Ofise yemek servisini Dudo Catering ile denemek

Her şirketin yemek beklentisi ve çalışma düzeni farklıdır; bu yüzden kararı yazılı bir tekliften çok, kendi ofisinizde gözlenen günlere dayandırmak işinizi kolaylaştırır. Dudo Catering olarak menülerimizi gıda mühendisi kontrolünde, mevsimine uygun biçimde hazırlıyoruz. 2005 yılından bu yana edindiğimiz tecrübeyi, her kurumun çalışan profiline ve ihtiyaçlarına göre şekillenen esnek hizmet anlayışımızla birleştiriyoruz. Üretim mutfağımız Tarabya, Sarıyer’de bulunuyor; teslimat planını kurumun çalışma ve öğle yemeği düzenine göre oluşturuyoruz.

Günlük yemek servisini ve paketli ofis yemeğini Sarıyer, Şişli, Beşiktaş, Kağıthane, Beyoğlu ve Eyüpsultan’da sunuyoruz; ayrıntıyı hizmet bölgeleri sayfasında bulabilirsiniz. Bu iki hizmette kurumun kişi sayısına bağlı olarak 1–3 gün arası ücretsiz deneme yemeği sunuyoruz. Deneme günlerinde ilk hafta listesindeki soruları, yemeğin lezzeti dâhil, her gün için sorabilir; kararı kendi gözleminize dayandırabilirsiniz.

Hazırladığınız beş konuluk sayfayla ofisinizin yemek ihtiyacını ve beklentilerinizi birlikte değerlendirmek, kurumunuza uygun servis modelini belirlemek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.